「ケアプランデータ連携システム」は、居宅介護支援事業所と介護サービス提供事業所との間で毎月交わされるケアプランをデータで授受できるシステムです。

これまでは、サービス提供票や居宅サービス計画書などはFAXや郵送といった印刷物で共有する必要があり、書類を受け取った事業所は転記したり、再びデータとして入力したりする手間がありました。データ連携システムの導入によりこのような作業が省けるほか、手作業による人的ミスも防ぐことができます。また、システムは高いセキュリティ管理下にあり安心して利用することができます。

独立行政法人福祉医療機構のホームページでは、ケアプランデータ連携システムの各都道府県の利用状況を地図上で確認できます。他の事業所の利用状況を把握することで、導入済みの場合はさらなる活用に役立てられ、導入検討中の場合は、検討材料の一つとして活用できます。

詳しくは独立行政法人福祉医療機構が運営するサイトWAM NETのページでご確認ください。
 
●ケアプランデータ連携システム利用状況
https://www.wam.go.jp/wamappl/kpdrsys.nsf/top

ケアプランデータ連携システムの利用には、以下のような使用環境の整備や、年間ライセンス料などが必要です。またデータをやりとりする事業所間の双方がシステムを導入する必要があります。

システムを利用した際の業務フロー
ケアプランデータ連携システムを導入した際のデータのやり取りイメージは以下です。
赤文字の部分がシステムの対応範囲です。

使えるのは1事業所あたり1つのパソコンのみ
ケアプランデータ連携システムをインストールできるのは、1事業所あたり1つのパソコンのみです。同じ事業所内であっても複数台のパソコンにはインストールできないので、複数人が使う際は共有して使用します。

送受信側の両方がインストールしていないと連携できない
送信元の事業所だけがケアプランデータ連携システムを利用していても、受信先の事業所が対応していないとデータ連携ができません。
居宅介護支援事業所と介護サービス提供事業所の事業主が異なる場合でも、両方の事業所がシステムを導入していればデータ連携ができるため、事業所間で足並みをそろえることがスムーズな導入と業務負担軽減の鍵となります。しかし、本格稼働してから間もなく、様子見をしている事業所も多くあるようです。今後、地域・行政が主体となり、システムの周知・導入推進するための取り組みが期待されています。

ケアプランデータ連携システムを活用すると、実績が自動的に反映されるため書類の作成を効率化でき、転記や確認にかかる時間の短縮や、転記ミスも防げます。また、ペーパーレスでやり取りできることにより書類の保管場所を削減でき、管理のための手間もかかりません。

さらに同じシステム上でデータを授受できることにより、誤送信のリスクを減らし、業務効率の改善、スタッフ様の業務負担軽減が期待できます。

システムの利用には、1事業所あたり年間21,000円 （税込み）のライセンス料が必要です。しかし、一方で削減できる経費も試算されていますのでご紹介いたします。

期待できる費用効果
人件費、印刷費、郵送費、交通費、通信費（FAX）を削減することで、以下の効果を得られると公益社団法人国民健康保険中央会は推計しています。

• 人件費削減を考慮する場合：約68,000円／月（図1）
• 人件費削減を考慮しない場合：約6,000円／月（図2）

図1

図2

経費を削減することで、事業所環境の維持・改善費に回せる予算を増やせるようになり、スタッフ様の職場環境の改善にも役立ちます。職場環境が改善されることで新たな人材の確保やスタッフ様の定着率向上も期待できます。

ケアプランデータ連携システムの導入を検討している事業所や、導入後に操作方法などがわからない方向けに、公益社団法人 国民健康保険中央会がサポートサイトを公開しています。製品資料やマニュアル、よくある質問、問い合わせフォーム等が設置されています。
システムに関する最新のお知らせも入手できるので使用を検討している際も導入後も役立つサイトです。詳しくはケアプランデータ連携システムヘルプデスクサポートサイトをご確認ください。