報告書は受講者自身の学びをより深めるために有効です。報告書の作成にあたって研修内容を振り返り、自分の言葉でまとめていくことで情報が整理され、知識やスキルの定着につながります。また研修を通して、今までの業務を振り返ったり、今後の業務にどう活かすかを考えたりするプロセスが、新たな学びを生み出します。

報告書を通して、研修を受講していないスタッフ様が研修内容から気付きを得ることで、組織全体のスキルアップが期待できます。また報告書がきっかけでスタッフ間での意見交換が行われ、ケアの質向上のためのアイデアや改善策が生まれるといった効果もあります。

報告書には研修の効果を検証するという役割もあります。施設運営者様が期待していたような効果が得られたのか、得られなかった場合、何を改善すべきなのか、報告書を元に検討できます。また、今後の内部研修の内容や外部研修の選択を検討するにあたり、現場のニーズや課題を把握するための重要な資料になります。

運営指導においては、研修記録のテーマや時間、場所、参加者、内容、資料などを確認されますので、スタッフ様に研修報告書を作成いただくことは、法定研修を受けた証にもなり、介護施設全体で資質向上に努めている証にもなります。

職場として研修報告書のテンプレートを用意しておくと、報告書の質を保ちつつ、書き手の負担も軽減できます。読み手が必要とする情報をあらかじめ指定しておけば、書き手の文章力に関係なく、重要な情報を漏れなく記載してもらえます。書き手にとっても何を書くべきか迷わずに済むため、時間をかけすぎることなく報告書を作成できます。なお「喀痰吸引等研修」など、厚生労働省が参考となるテンプレートを用意しているケースもあります。

繰り返しになりますが、特に所感の部分は自由度が高いため、書き手によっては単なる感想や資料を記しただけになったり、時には、何を伝えたいのかわからない文章になってしまうこともあります。わかりやすく伝える手法の一つとしてPREP法（プレップ法）というものがあります。「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」の頭文字を取ってPREP法といい、まず結論を述べ、それを支える理由を説明し、理由を裏付ける具体例を示し、最後に再度結論を確認する形で締めくくる構成方法です。これを用いて先ほどの所感の例文を書き直してみましょう。

いかがでしょうか。このようにPREP法を用いれば、受講者自身が研修による学びを整理することができるだけでなく、読み手も研修の成果を明確に理解できます。

研修報告書を受け取ったら、読んで終わりにせずに必ずフィードバックを行いましょう。フィードバックがないと報告書を書く意義が伝わりづらく、報告者のモチベーション低下につながりかねません。報告書作成が不慣れなスタッフ様の場合、何が正解かわからないまま書き続けることになり、心理的にも負担をかけてしまいます。次回以降、より効果的な研修受講と報告書を作成してもらうためには、良い点や改善点を具体的に伝えることが大切です。
 
慣れるまでは報告書の書き直しをしてもらう場合もあると思います。その際は書き直す理由を伝えた上で、どこをどう書き直すか、具体的な指示するようにしましょう。そうした積み重ねが書き方のスキルアップにもつながります。

研修報告書をチームで共有する機会を設け、ケアの質の向上などに役立っていると実感してもらうことも重要です。研修内容について意見交換を行い、良い気付きは褒めたり、認め合ったりすることで、報告書作成や研修そのものへのモチベーション向上が期待できます。また、他のスタッフの報告書の内容を通して、自分の報告書の質を高める気付きを得られる場合もあります。