ご利用者様の安全や質の高いケアを提供するためには、施設内での情報共有や業務改善が重要です。さまざまな職種が連携しケアにあたるため、会議やミーティングは必須といえます。名称は施設によって異なる場合があるものの、一般的には、次のような会議が実施されています。

会議がうまく運営できていないと感じる方は、以下のポイントを元に自施設の会議を振り返りながら、次の会議に反映させていきましょう。

会議を行う目的が明確化されていない状態では、熱量を持って参加することが難しくなってしまいます。「定例だから」と何となく会議を開くのではなく、以下を明確化し、参加者には事前に周知して意識の統一を図っておくのが大切です。

よりよい会議にするためには、参加者が発言できる環境を整える必要があります。司会進行役が参加者に発言を促すだけでなく、参加者に「どのようにして発言すればよいのか」の例も示すとよいでしょう。

発言するために必要な情報収集の方法や、発言内容のまとめ方、話の組み立て方などについて伝えていくと、会議中にも円滑かつ的確な発言を行ってもらえるようになります。

また、出席者間の情報共有の方法も検討する必要があります。文字や写真、動画などを用いて、参加者が情報を整理しやすい資料づくりを心がけます。

途中出席（遅刻）が多い場合は時間厳守を徹底します。会議の5分前には集合するよう参加者には事前に伝え、徹底してもらいます。
途中退席（早退）が多い場合、会議の設定時間帯と終了予定時間の検討を行い、予定時間を過ぎないような配慮が必要です。目的とは外れた会話に時間を取られるようであれば、事前配付する資料に時間配分を記載し、進行役が会議の本筋に戻るよう働きかけるなど工夫します。

また、会議の構成と時間配分をルール化し、それに則って進行すれば開催側も参加者側も会議内のルーティーンに沿って行動できるようになります。

まとまった時間がとりづらい場合は、毎日5分程度のミーティングを実施する方法もあります。短時間ミーティングはその日の出来事をすぐに共有して問題解決に取り組めるだけでなく、スタッフ間のコミュニケーション強化にも有効です。問題を先延ばしにせず協議する体制が整い、ケアの質の向上にもつながります。

申し送りのタイミングで行うなら、立ったままで行う「スタンドアップミーティング」がよいでしょう。会議の短時間化を実現できます。

このように、毎日短時間のミーティングを行うことは毎月の定例会議の時間短縮にも効果的です。常に情報共有が行われている状態から会議をスタートでき、議題も減らせることから会議進行の円滑化を期待できます。

ご利用者様に関する情報共有をはじめ、業務や施設運営の課題解決のためにも会議・ミーティングは必要不可欠なものです。

会議の質の向上は、毎日のケアの質の向上にもつながります。情報共有やスタッフ間のコミュニケーションに課題を抱えている場合は、短時間ミーティングを導入するなどして業務の円滑化を図りましょう。